Kako izabrati kvalitetno rešenje za evidenciju radnog vremena zaposlenih u industrijskom okruženju?
Na srpskom tržištu prisutno je više od 20 različitih sistema za evidenciju radnog vremena, stranih ili lokalnih proizvođača. Sistemi za evidenciju radnog vremena mogu biti samostalni i specijalizovani ili deo IT sistema za upravljanje preduzećem (ERP, HRM).
Veće firme koje ne žele da rizikuju kupovinu jednostavnih i nepotpunih proizvoda, ponekad se odlučuju i na razvoj sopstvenih rešenja.
Strana rešenja najčešće nisu lokalizovana, prilagođena zahtevima tržišta niti omogućavaju kvalitetnu integraciju sa ostalim sistemima.
Razvojem unutar kuće najčešće dobijamo dobar sistem, ali ovakva rešenja su ograničena u broju funkcija i kvalitetu dizajna. Ne mogu konkurisati rešenjima koja se razvijaju dugi niz godina, a najmanja izmena pravila rada zahteva novi razvoj.
Zbog cene i potrebnog vremena za ovakva rešenja, retka su preduzeća koja se na to odlučuju.
Najčešći izbor korisnika su lokalna rešenja. Razlike među njima su velike, pa je dobro voditi računa o sledećem:
Mogućnost integracije s drugim sistemom (HRM, ERP): svaka firma je svesna činjenice da su nepovezani sistemi izvor grešaka i nepotrebne administracije. Integracija evidencije radnog vremena sa ostalim IT sistemima, danas nije izuzetak nego pravilo.
Šta to u praksi znači? Ako preduzeće već ima HRM sistem za evidenciju zaposlenih, unos njihovih podataka radi se samo u jednom sistemu, nakon čega se automatski prenose u druge sisteme. Još veće koristi ostvaruju se kod automatskog prenosa podataka u programe za obračun plata. Podataka je više, što donosi veće uštede.
Manje su mogućnosti grešaka, eliminiše se višestruki administrativni rad (što donosi manje troškove rada) i postiže se ažurnost u svim sistemima istovremeno.
Sopstveni razvoj: je najbolji scenario ako ponuđači sistema za evidenciju radnog vremena imaju sopstveni razvoj softvera i hardvera. U tom slučaju zagarantovano je da će moći da prate promene u zakonodavstvu i da slede razvoj novih tehnologija. Još jedna prednost je ako ponuđač ima sektor za razvoj po narudžbi, koji može pratiti zahteve stranaka i dovesti integraciju sistema s procesima preduzeća do potpune automatizacije.
Sveobuhvatnost rešenja: savremena evidencija radnog vremena nije više samo alat koji se koristi jednom mesečno kada evidentičari ili čak IT stručnjaci iz njega pokupe podatke, ručno ih obrađuju i pripremaju za isplatu plata.
Evidencija radnog vremena mora pokrivati i druga područja s kojima je u dodiru. To su:
◦ kontrola pristupa, koja spaja registraciju, otvaranje vrata i definisanje pristupnih prava grupama ili čak posetiocima.
◦ modul za prijavu odsutnosti, koji omogućava da se zaposleni mogu, bez opterećivanja uprave, brinuti za svoje zaboravljene registracije, najaviti godišnji odmor ili druge odsutnosti.
◦ modul za obračun podataka iz evidencije radnog vremena u podatke za pripremu plata. U tom modulu se definišu sva pravila za obračun vrsta primanja, poput redovnog rada, noćnog rada i ostalog.
◦ video nadzor, koji je integrisan s evidencijom radnog vremena i kontrolom pristupa omogućava brz i efikasan vizuelni pregled događaja na pristupnim tačkama.
Podrška za industrijsko radno vreme: rad u smenama gde je zaposlen veliki broj ljudi je problem. Zato evidencija radnog vremena mora biti prilagođena i tom načinu rada. Na primer: ako dođe do iznenadne promene rasporeda sistem bi morao sam prepoznati u kojoj smeni se zaposleni registrovao i obračunati mu ispravno radno vreme. Slično je i sa podrškom za rad u cikličkim smenama. Ako sistem nema te male funkcionalnosti, administrator će na kraju meseca morati da odvoji dodatnih par sati da u sistemu podesi nove smene.
Načini prikupljanja podataka: ako preduzeće nije svesno koji načini postoje, zadovoljiće se sa onim načinom koji za njegovo poslovanje nije idealno. Neophodno je da se proveri omogućava li sistem biometrijsko identifikovanje korisnika, ili se uz prst mora koristiti i PIN. Podržava li, uz otisak prsta, druge biometrijske tehnologije? Postoji li mogućnost registracije na terenu putem mobilnog telefona ili web aplikacije? Šta sa NFC tehnologijom?
Agilnost kod uvođenja novih tehnologija u proces izveštavanja: što vam omogućava da kreirate izveštaje koji će sadžati podatke koje vi želite, kao i dostupnost tih izveštaja na mobilnom telefonu ili vašoj e-mail adresi. Takođe je bitna mogućnost sistema za prediktivnu analitiku na osnovu istorije događaja, pa možete biti u mogućnosti da vidite kada se predviđa najveći broj odsutnosti, opravdanih ili ne, koje mogu nastati usled godišnjih odmora ili kašnjenja na posao.
Implementacija, podrška i servis: pre kupovine sistema za evidenciju radnog vremena, dobro je znati kako izgleda instalacija sistema, postoji li obuka i koliko traje. Da li je inicijalno podešavanje sistema uključeno u cenu ili stranka ostaje sama sa tim zagonetnim zadatkom. Od ponuđača je dobro zahtevati referentnu listu i proveriti koja preduzeća koriste njihov sistem.
Prepoznavanje lica
U poslednjih nekoliko godina pojavljuje se sve više sistema koji za prepoznavanje koriste biometriju lica. Svako lice ima brojna jedinstvena obeležja i približno 80 ključnih tačaka od kojih se pojedina koriste za prepoznavanje. Umesto prislanjanja prsta na čitač otiska dovoljno je stati ispred uređaja sa kamerom. Sistem analizira udaljenosti između očiju, dimenzije nosa i usta i drugo.
S obzirom na međusobnu udaljenost ovih ključnih tačaka, izračunava se i u bazi uređaja čuva numerički kod koji se koristi za dalje poređenje. Pojedini uređaji zbog veće efikasnosti koriste dve kamere istovremeno, u vidljivom i u infracrvenom spektru. Smatra se da će, u budućnosti, prepoznavanje lica postati najpopularnija biometrijska tehnologija.
Špica Centar d.o.o.
.gif)
