Industrija 56 / jun 2015.
38
Pojedinačni dokument je osnov-
ni nosilac informacije u DMS.
Svaki pojedinačni dokument
mora imati određene metapo-
datke kojima je opisan njegov
sadržaj, datum kreiranja, autor
i slično.
Složeni dokument je zbir više
različitih dokumenata, a dobar
primer za to bi mogla biti teh-
nička specifikacija koja sadrži
crteže, proračune i tekstualne
dokumente ili dokumentacija za
tender. Od tipova dokumenata
još ćemo spomenuti agregaciju
i skup dokumenata, ne ulazeći u
dublje objašnjavanje.
Između dokumenata u sistemu
postoje određene veze. Aktivna
veza među dokumentima po-
drazumeva da se izmenom sadr-
žaja jednog dokumenta menja i
drugi, povezani dokument.
VERZIJE
DOKUMENATA
Veoma je bitno da definišu kriterijumi neophodni za formiranje
nove verzije dokumenta. Osnovna podela je na verzije dokumenata
koje mogu biti organizovane sekvencijalno ili konkurentno. U prvom
slučaju poslednja verzija je jedina operativna, dok konkurentno
organizovanje podrazumeva da više verzija istog dokumenta bude
operativno u jednom trenutku, odnosno svaka nova verzija ne za-
menjuje prethodnu automatski.
ŽIVOTNI CIKLUS DOKUMENATA
Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima imaju jasna pravila
i procedure za rukovanje dokumentima tokom njihovog životnog
ciklusa. U osnovi, životni ciklus dokumenta se sastoji od sledećih
faza: inicijalizacija, priprema, uspostavljanje, korišćenje, revizija,
povlačenje i uklanjanje. Kod čuvenih arhivatora iz serijala “Državni
posao” uglavnom postoje samo prva i poslednja od nabrojanih faza
životnog ciklusa dokumenata.
MENADŽMENT KORISNIKA
I NJIHOVIH PRIVILEGIJA
Veoma bitna karakteristika svakog DMS je i dobro definisana si-
gurnosna procedura kojom su jasno ustanovljeni korisnici, njihova
prava i privilegije. Precizno su određena prava, počevši od toga ko
može (ili ne može) čitati, izmeniti određeni dokument ili skup do-
kumenata, do prava korišćenja aplikacija koje su na raspolaganju u
sistemu.
KORISNIČKI INTERFEJS
Kada govorimo o delu DMS sistema koji je korisnicima jako bitan,
najveći broj proizvođača daje mogućnost pristupa sistemu putem
najpopularnijih web čitača kao što su Chrome, Firefox, Safari ili
Internet Explorer. Sam interfejs mora biti urađen jednostavno i intu-
titivno, jer od toga zavisi i lakoća upotrebe samog sistema. Naravno,
postoji mogućnost pristupa sistemu nezavisno od lokacije, iz bilo
kog dela sveta.
Kada govorimo o svetskim proizvođačima softvera za sistemsko
upravljanje dokumentacijom, pozvaćemo se na Gartnerovo (www.
gartner.com) istraživanje iz septembra 2014. godine koje se odnosi
na Enterprise Content Management (ECM) koji je malo širi pojam
ali podrazumeva i naš DMS. Gartner predstavlja vodeću analitičku
firmu iz oblasti informacionih i komunikacionih tehnologija, koja
je specijalizovana za analizu, procenu, tumačenje i savetovanje o
najznačajnijim razvojnim smernicama i promenama u informatičkoj
industriji.
U takozvanom “magičnom kvadrantu” mesto lidera zauzimaju
Microsoft, IBM, Oracle, EMC, Hyland, Open Text i Perceptive softwa-
re. Mesto izazivača čvrsto drži HP dok su vizionari Xerox, Alfresco i
Newgen Software.
Kod nas primat imaju lokalni proizvođači softvera koji su konkuren-
tni cenom i dobrim poznavanjem domaćeg zakonodavstva. Poznata
svetska rešenja su takođe prisutna, pogotovo u takozvanoj sferi
Enterpise kompanija, a od dobavljača ističu se IBM, Open Text,
Oracle i EMC.
DMS predstavlja logičan nastavak automatizacije poslovnih procesa
u organizaciji bilo koje vrste i veličine.
Državne uprave pojedinih zemalja su uvele elektronski sistemuprav-
ljanja dokumentima, a tu posebno mislimo na Nemačku i Austriju
koje su na tom polju najdalje odmakle.
Sasvim je izvesno da elektronski sistem za upravljanje dokumen-
tima može povećati efikasnost i produktivnost rada kompanija. U
procesu odabira odgovarajućeg rešenja, potrebno je uzeti u obzir
mogućnosti integracije u postojeće informatičko okruženje, kao i
integracije sa bazom podataka.
IT industrija
industrija
