IT industrija
SISTEM ZA UPRAVLJANJE
DOKUMENTIMA DMS
Industrija 56 / jun 2015.
36
P
od dokumentacijom smatramo dokumenta najrazličitijih
formata od poslovnih dokumenata, klasične pošte, ugovora,
faksova, imejl poruka, audio i video zapisa i slično. Veoma
često sva ova dokumenta se nalaze u papirnoj formi koja se teško
sortira i skladišti pa potraga za određenim dokumentom ume da
bude veoma spora i mukotrpna. S druge strane dokumenta koja se
nalaze u elektronskom obliku nisu na funkcionalan način povezana
sa papirnom dokumentacijom, što takođe dovodi do lakog gubljenja
dokumenta ili trošenja resursa za potragu.
Sistem za upravljanje dokumentima – (Electronic) Document
Management System (DMS) predstavlja skup hardvera, softera i
odgovarajućih procedura kojim se poslovna dokumenta mogu pre-
baciti u elektronski format i pohraniti u bazu podataka. Takođe DMS
omogućava da se dokumenta lako pretražuju, razmenjuju među
učesnicima poslovnog procesa i štampaju, ako za tim postoji po-
treba. Posebno je bitno da postoje različite hronološke verzije istog
eketronskog dokumenta, što može biti od velikog značaja korisnici-
ma. Uvođenje DMS, naravno, ne podrazumeva potpuno izbacivanje
papirne dokumentacije.
DMS pruža automatizovanu kontrolu elektronskih dokumenata, kao
što su skenirane slike papirnih dokumenata, elektronski kreiranih
dokumenata kao što su Excel i Word kao i kompleksnih dokumenata
koji mogu biti kombinacija pomenutih dokumenata. Dakle ceo ciklus
trajanja dokumenta od njegovog kreiranja do arhiviranja kontroliše
jedan robustan sistem.
Upotrebljivost DMS kao moćnog alata ne nalazi se u veličini organi-
zacije, već u složenosti poslovnih procesa i količini dokumentacije
kojom ta organizacija manipuliše.
Pogledajmo primer “putešestvija” nekog ulaznog računa odnosno
fakture. Fakturu u firmi prima osoba zadužena za to, prosleđuje je
službi ili licima odgovornim za plaćanje u finansijama, plaćanje se
odobrava sa neke više instance koja takođe mora dobiti račun na
uvid i na kraju faktura odlazi u arhivu. Na tom putu, koji je često
spor, mogu se desiti razne nepredviđene okolnosti, od gubitka ili
oštećenja računa ili neovlašćenog uvida u njegov sadržaj i najvažnije
- pri svemu tome se gubi dosta vremena. Račun se na svom putu
veoma često i kopira, uglavnom nepotrebno. Upotrebom DMS taj
put izgleda ovako: lice zaduženo za prijem računa ga skenira i unosi
u sistem i elektronski ga prosleđuje licu koje odobrava plaćanje.
Odobrenje se može dati i elektronskim potpisom odgovorne osobe,
opet elektronski odlazi u službu plaćanja i na isti način se prosleđuje
knjigovodstvu na knjiženje. Papirni račun je skeniran i odmah potom
arhiviran u registrator a čitav svoj "put" obavlja elektronski.
Kao ilustraciju činjenica u rukovanja dokumentima, navešćemo po-
datke istraživanja u Americi - The California Performance Review:
•
kancelarijski dokumenti čine više od 80% znanja kompanije
(dopisi, ugovori, nacrti, odluke…)
•
90% kompanijskih dokumenata prolazi kroz više ruku nego što
je potrebno unutar kompanije, usporavajući poslovanje, a time
predstavlja i dodatne rizike neovlašćenog pristupa dokumentima
•
7,5% dokumenata se izgubi
•
3% dokumenata se pogrešno zavede
•
u proseku dokument se kopira 19 puta u toku svog životnog
ciklusa
•
do 50% vremena zaposlenih koji rukuju dokumentacijom, potroši
se na pretraživanje dokumentacije i traženje informacija, a samo
5-15% na čitanje informacija
•
85% odštampanih dokumenata se neće ponovo koristiti
•
30% vremena zaposleni provodi tražeći informacije da bi
uspešno obavio posao
•
50% zaposlenih provede jedan sat dnevno kopirajući dokumente
drugih zaposlenih
•
obim dokumentacije se svake godine povećava u proseku za 22%
•
50 % arhiviranih dokumenata su kopije originala.
DMS će omogućiti lak pristup informacijama jer su dokumenti or-
ganizovani na logičan način, dok je postupak kreiranja kao i prikaza
dokumenata standardizovan.
Koristi od uvođenja DMS su mnogobrojne i lako utvrdive: ušteda
vremena, povećanje efikasnosti i smanjenje troškova a uložena
sredstva u DMS se povrate u periodu od dve do tri godine. Sve ovo,
naravno, utiče na podizanje organizacione spospobnosti i konku-
rentske prednosti preduzeća.
Svaka kompanija odnosno organizacija bilo koje vrste, u nekom periodu svog razvoja počinje
da stvara poslovnu dokumentaciju velikog obima. S vremenom se javljaju problemi spore
administracije ili sporosti komunikacije između organizacionih celina i sektora koji rade na istoj
dokumentaciji. Određena dokumenta se zagube ili im je jednostavno potrebno puno vremena
na putu od tačke A do tačke B.
≡
Autor teksta: Ivan Bošnjak
industrija
